Introduksjon til scrum
Har du noen gang brukt masse tid og ressurser på planlegging av et prosjekt? – Kanskje har du til og med satt opp et milepæls-kart med godt planlagte aktiviteter?
..så plutselig står du der ved deadline, og er allikevel ikke ferdig?
Her får du en enkel innføring i Scrum – en agile metodikk som gir deg bedre kontroll og gjennomføringsevne i prosjektene dine!
– Hæ? Hva vil det si?
Jo, nå skal du høre: Scrum er, kort fortalt, en metode for å styre prosjekter og arbeidsflyt. Metodikken er bygd på prinsipper fra Lean og agile, og fokuserer på samarbeid, observasjon og kommunikasjon for å sikre utføring.
Forvirret allerede? Ikke vær redd, vi tar det steg for steg.
Bakgrunnen
For det første, Scrum henter navnet sitt fra rugbysporten! På bildet over ser du rugbyspillere som står i en svær klynge og holder fast i hverandre. De forsøker å skyve det andre laget bakover for å få kontroll over ballen. Greia heter Scrumage eller Scrum, og det er en aktivitet som krever samarbeid og kommunikasjon mellom samtlige spillere.
På samme måte, bygger Scrum-metoden på samarbeid og kommunikasjon for å effektivisere arbeidsflyten; Når vi forenkler og synliggjør arbeidet vårt, er det lettere å holde kontroll på mengden arbeid som skal utføres, samtidig som vi skaper eierskap og gjennomsiktighet.
Før vi forklarer gangen i det hele, skal vi definere et par sentrale begreper:
Scrum-team – Teamet ditt! Et godt team er satt sammen av komplementære roller og kompetanse! Personer med forskjellig bakgrunn, erfaring, osv, gir best resultater. Pass også på at du holder teamet forholdsvis lite. Du vet kanskje hva de sier om kokker og søl? Vi pleier å si: “Hvis ikke du kan mette teamet ditt med to pizzaer, er det for stort”.
Prosjektets «Backlog» – Alt som skal gjennomføres før prosjektet er over. Alle arbeidsoppgaver, aktiviteter, arrangementer, etc.
Sprint – En tidsbegrenset periode der scrum-teamet tar for seg en liten del av backlog’en. En sprint bør aldri vare lenger enn 1 mnd (helst 14 dager eller mindre), og er en intensiv økt der man får ting gjort! Denne inndelingen gjør at teamet ditt enkelt kan konsentrere seg om jobben som skal gjøres, uten at prosjektet virker for stort og omfattende!
Daglig scrum – Den daglige scrum’en er et kort, intensivt oppstartsmøte man gjennomfører før hver arbeidsdag. Hver deltager i teamet reiser seg, og bruker 30-60 sekunder på å fortelle hva de gjorde i går, hva de skal gjøre i dag, hvilke utfordringer de kan møte på, og hvem det kan hende de vil trenge hjelp fra i løpet av dagen. Daglig scrum kalles ofte for «daily standup», og gir god gjennomsiktighet i arbeidsprosessen.
Produkteier – Personen med ansvar for at prosjektets (eller produktets, eller tjenestens) visjon overholdes; denne personen ivaretar kundens interesser gjennom hele prosjektet. Produkteier passer på at hver sprint ivaretar og løser oppgaver som står i backlog.
Scrum-master – Fordeler arbeidsoppgaver slik at teamet jobber mest mulig effektivt, og overholder Scrum-metodikken.
NB! Selv om Scrum-master og produkteier har sine ansvarsområder, er de også en del av teamet og får tildelt andre oppgaver til hver sprint.
Metoden
Modell: Scrum – rammeverket
..klar til å sette i gang? Here we go!
Steg 1 – Velg en produkteier!
Produkteier bør ha følgende:
Kunnskap om markedet
Mandat og mulighet til å ta beslutninger i prosjektet
Innsikten som kreves for å forklare team-medlemmene hva som må gjøres
Ansvar for ferdig produkt/tjeneste/løsning, tilhørende omsetning, etc.
Steg 2 – Velg teamet ditt!
Teamet bør være mindre enn 9 personer, men stort nok til at man ivaretar all kompetanse og evner som kreves for å kunne gjennomføre prosjektet!
Steg 3 – Velg en Scrum-master!
Gjerne noen som har erfaring med metodikken (eller i det minste har lest denne artikkelen). Denne personen skal coache team-medlemmene og ivareta scrum-prosessen.
Steg 4 – Organiser Backlog!
Lag en liste over alle oppgaver som må gjennomføres i prosjektet. Prioriter oppgavene, og sett oppgaver med høyest prioritet først i backlog, lavest til slutt. En god måte å prioritere er å tenke “Hva MÅ vi ha” vs. “Hva er det fint å ha”.
Husk å skalere oppgavene i Backlog slik at de er mulige å gjennomføre. Med andre ord, de må kunne gjennomføres på under 1 mnd.
Steg 5 – Ha første Scrum-møte, og planlegg første sprint.
Her tar dere første del av Backlog og deler denne opp i mindre oppgaver som fordeles blant team-medlemmene. Dette kalles ofte en “Sprint-backlog”.
Steg 6 – Lag deg et Scrum-board!
Et Scrum-board er tavle som visualiserer sprinten, hvilke oppgaver som skal gjennomføres av hvem, og hvor langt man har kommet. Les mer om utforming og se eksempler på scrum-boards her!
Steg 7 – Iverksett arbeidet og gjennomfør daglige scrum’er!
Den regelmessige oppfølgingen av alle medlemmer gir innsikt og gjennomsiktighet i både prosess og fremdrift.
Steg 8 – Når sprinten er ferdig, går dere gjennom den sammen!
La alle team-medlemmer legge frem sitt bidrag til at denne sprinten ble gjennomført. Dette bidrar til å skape fellesskap og eierskap til prosjektet og eget arbeid!
Steg 9 – Implementer
Sprinten er ferdig, og gjennomførte aktiviteter kan fjernes fra backlog.
Steg 10 – Ha et Sprint-tilbakeblikk!
Hva fungerte, og hva fungerte ikke med denne sprinten? Hvilke endringer bør vi gjøre før vi iverksetter neste sprint?
Steg 11 – Gjenta steg 5 – 10 til du er ferdig!
Husk at ALLE arbeidsmetoder og verktøy fungerer best når du tilpasser dem din bedrift og din situasjon! Bruk tilbakeblikkene i Steg 10 til å gjøre slike tilpasninger og gjør metodikken til din egen!
Synes du fortsatt det er litt diffust og vil ha en tydeligere gjennomgang? Eller kanskje du kunne tenkt deg en workshop for å se hvordan dette kan fungere i din bedrift? Kontakt oss her!
Passer Scrum for meg?
Vel, for det første: Alle som jobber etter en gitt metodikk eller har en vedtatt struktur for arbeidet sitt oppnår større suksess raskere enn dem som ikke gjør det (Robert G. Cooper – Winning at New Products). Skal du bygge ny bedrift, utvikle nye produkter, eller bare leter etter en metode for å effektivisere arbeidet ditt på, er Scrum en godt utprøvd metode som gir deg nettopp denne verdien.
For oppstartsbedrifter er den kanskje særlig godt egnet fordi den organiserer arbeidet i mindre, oversiktlige økter. Som oppstartsbedrift er man som oftest få personer med mange jern i ilden. Da er det viktig å ha kontroll på alt som skal gjøres slik at man overholder kvalitet i arbeidet fra første stund.
Utover dette, anbefales metoden til alle som jobber prosjektbasert. Prøv deg gjerne frem; Implementer hele metoden med en gang, eller ta de stegene du synes det er enkelt å gjennomføre først. Prøv ut metoden, og tilpass den etter behov.
Sist, men ikke minst: Ord og begreper som “Scrum”, “Lean” og “Agile” er moteriktige “buzzwords” som skaper gode assosiasjoner hos investorer og blant næringslivet generelt. Å benytte seg av en sterk og utprøvd metodikk kan fort fungere som et kvalitetsstempel, og det vekker interesse!
Ønsker du mer informasjon om Scrum,eller ønsker du et forslag på hvordan Scrum kan brukes i din bedrift? Kontakt Drivhuset Østfold gjennom kontaktsiden vår, og så hjelper vi deg i gang!
Har du kanskje et forslag til en artikkel du vil se fra Drivhuset?
Kanskje et tema du vil at vi skal skrive en oppsummerende artikkel om?
Ta kontakt, og vi tar innspillet ditt med oss videre!
